Felicidades, la gestión de proyectos es parte de la innovación en una empresa y esto implica que estás en buen camino para crecer tu empresa organizadamente.
Gestionar un proyecto implica planear las actividades y dirigir los procesos necesarios para realizarlo. Todo esto sucede porque se tiene un objetivo claro, recursos materiales, humanos y monetarios disponibles con una fecha de inicio y fin definida.
Un proyecto no necesariamente esta ligado al día a día de la empresa. Es por ello que en los proyectos los estudiantes o recién egresados que hacen prácticas profesionales tienen un lugar especial y sugiero incluirlos dentro de los equipos de trabajo.
Los objetivos que puedes definir para para tu proyecto deben estar expresados al menos en alguna de estas tres formas:
- Resultados, validar si la oferta de bicicletas eléctricas es aceptada en la comunidad.
- Beneficios, reducir el tiempo de atención a los clientes usando chatbots.
- Estratégicos, incrementar el volumen de las ventas complemento.
Recuerda que todo proyecto tiene 3 variables clave: el tiempo, costo y su alcance. Estas variables están interconectadas y dependen una de la otra.
La norma ISO establece que los estándares para dirigir y gestionar un proyecto es la norma ISO 21500.
Hay varias metodologías para realizar la gestión de proyectos y te voy a mencionar seis de ellas:
- Metodología secuencial tradicional
Esto es un método por etapas que van una tras otra y debe terminarse una antes de pasar a la siguiente. Brinda un seguimiento detallado del desarrollo del proyecto. Es muy rígido y si es necesario modificar algo, será volver a iniciar desde cero. - PMI/PMBOK
Es la metodología definida por el Project Managament Institute y sigue las cinco fases de la gestión de proyectos definidas en Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Cabe señalar que algunos líderes de proyectos no lo ven con una metodología, sino cómo pautas a seguir. - Agile
Esta metodología surgió de otras como SCRUM, KANBAN, Extreme Programming y Adaptive Project Framework. Está basada en que algunos elementos están por encima de otros:
- Trabajadores e interacciones sobre los procesos y las herramientas
- Software funcional sobre una documentación
- Colaboración con el cliente sobre la negociación de contratos
- Capacidad de responder sobre el seguimiento de un plan predefinido
- Gestión de cambio
Aquí nos enfocamos en la planificación de los riesgos y tomar el control del cambio cuando se produce. Los métodos mas utilizados son Event Chain Methodology, cuando se requieren eventos en cadena y hay riesgos potenciales que están completamente fuera del alcance del proyecto y Extreme Project Management que es lo contrario, no hay eventos encadenados, todo puede cambiar rápidamente y es útil cuando no puedes prever el alcance, tiempo y costos del proyecto. - Metodologías basadas en procesos
Esta metodología está dirigida a la gestión de procesos de negocios (Business Process Management, BPM). Aquí encontrarás a Lean manufacturing (simplificación de procesos y reducción de desperdicios), SIX Sigma (estadísticas para medir defectos y minimizarlos), Lean SIX Sigma (una combinación de las anteriores) y Process-Based Project Management (es la que nos ayuda alineando todos los objetivos de la misión y los valores de la empresa). - Metodologías sustentables
Aquí tenemos dos metodologías que salen de las anteriores categorías y que son PRINCE2 (Projects In Controlled Enviroments) que nos ayuda a administrar proyectos enfocados en la planeación de productos. Y PRISM (Projects Integrating Sustainable Methods) que nos ayuda la gestión del cambio e incorporar la sustentabilidad ambiental en los procesos.
Por último debes considerar cuanto te va a costar el sistema que te permita llevar el control de todo esto. El software para gestión de proyectos que se comercializa tiene dos modalidades principales: se alquila (Licencia SaaS) o se compra (Licencia Individual). Lo puedes trabajar de manera local dentro de tu empresa o bien, en la nube.
Las funcionalidades que tienen los sistemas de gestión de proyectos pueden ser muchas y estás incrementan su costo de implementación. Recuerda considerar cuales realmente necesitas hoy y en un futuro cercano para que hagas una correcta inversión.
